Le Gérant Pro

Bulletin d'information pour les clients Le Gérant Vol. 2

Bienvenue à ce second bulletin d'information destiné aux clients du logiciel Le Gérant. Dans ce numéro, nous vous présentons les améliorations et fonctions qui ont été ajoutées au logiciel depuis sa sortie initiale en juin 2005. Ces fonctions ne sont pas documentées dans le manuel, celui-ci sera mis à jour dans une version ultérieure pour refléter ces changements. Le produit est en constante évolution et c'est en grande partie grâce à vos commentaires et suggestions que cette évolution est possible.

Bonne mise à jour !

Pour obtenir la plus récente version du logiciel Le Gérant, il vous suffit de vous rendre sur le site et de choisir la page Essai. Une fois la nouvelle version téléchargée, suivez la procédure suivante dans l'encadré pour remplacer votre logiciel sur votre ordinateur.

A) Rotation des noms de clients sur la grille imprimée

Dans le cas où un établissement a un petit nombre de chambres et que les locations sont en moyenne de courte durée, il est parfois préférable de vouloir imprimer les noms de clients de manière à ce qu'ils s'affichent au complet sur la page. Ceci est désormais possible au moyen de l'option « Pivoter le nom du client »sur le menu de rapport « Imprimer la liste des réservations ». Cette option permet de créer un rapport dont vous pouvez voir un fragment ci-dessous:

En ajustant les différentes options d'impression, vous pouvez présenter la grille de la façon qui vous convient le mieux. Grille avec noms pivotés

B) Transfer des informations de carte de crédit du dossier client vers la fiche de réservation

Vous voulez peut-être conserver les informations de carte de crédit pour les clients réguliers. Dans ce cas, une nouvelle fonction permet de transférer automatiquement l'information de carte de crédit du dossier client vers la fiche de réservation. Cette fonction permet de sauver beaucoup de temps lors de la prise de réservation et de réduire les erreurs.

Si les informations de carte de crédit ont changé, effectuez le changement dans la fiche réservation et l'information se met à jour automatiquement dans la fiche client.

C) Accélération de la recherche d'un dossier client

Nous avons amélioré la fonction de recherche d'un dossier client. Vous pouvez désormais ne taper que les premiers caractères du nom de famille ou du code-client (à votre choix) et, s'il n'y a qu'un client qui réponde à cette sélection, la fiche de réservation se remplit avec les informations pertinentes. Si plus d'un client répondent au critère de sélection, une liste réduite vous permet d'effectuer rapidement la sélection.

L'option de configuration « Préférences / Rech. client pour une nouvelle réservation » peut maintenant être décochée et la recherche se déroule dans les meilleures conditions.

Nous avons aussi corrigé une anomalie reliée à la recherche de noms qui comportaient des caractères accentués (e.g. Benoît). Vous pouvez maintenant effectuer ces recherches sans problèmes dans les noms, prénoms, code client et compagne.

D) Historique des réservations d'un client

Une nouvelle fonction permet de consulter l'historique des réservations effectuée par un client. Ceci permet entre autres de savoir à quand remonte la dernière visite et de savoir si c'est un client régulier.

Cette fonction est disponible à partir de plusieurs menus:

De la grille de réservation, choisir une réservation et cliquez sur le bouton de droite pour afficher le menu contextuel (ci-contre), la fonction « Historique client » est en bas de la liste.
À partir du menu « Modifier », choisir « Historique client ».
Ouvrir une réservation, à droite du code client, un bouton « Historique » est maintenant disponible (voir ci-dessous).

E) Nouveau champ : Téléphone au travail

Pour rencontrer les besoins de certains clients, nous avons ajouté un champ « Téléphone travail » à la fiche client. Ce champ est évidement facultatif.

Pour réinstaller Le Gérant et profiter des nouvelles fonctionnalités:

a) Télécharger la nouvelle version (zip) du site web
b) Désinstaller la version courante au moyen de l'utilitaire "Installer/Supprimer des programmes" dans votre panneau de configuration Windows (ceci enlèvera les programmes, mais vos données déjà entrées demeureront intactes
c) Dézipper le fichier téléchargé dans un répertoire temporaire de votre choix
d) Exécuter l'installation "Setup" pour installer le logiciel et suivez les instructions
e) Il est préférable, après chaque installation d'une nouvelle version de suivre la procédure suivante:
- a) Lancer le logiciel "Le Gérant"
- b) Ouvrir le dialogue "Fichiers --> Configuration" et choisir l'onglet "Préférences"
- c) Cocher la case "Forcer la m-a-j de la BD"
- d) Cliquer sur "sauvegarder" et "Sortie"
- e) Fermer le logiciel "Le Gérant" (sur tous les postes si vous êtes en réseau)
- f) Lancer le logiciel à nouveau ; un message apparaît vous informant que la Base de Données sera mise à jour
- g) Lancer le processus "Fichiers --> Réparer la base de données" (précaution seulement)
- h) Utiliser maintenant le logiciel normalement.

F) Indicateur de l'état de la chambre

Cette nouvelle fonction introduit un élément visuel à la grille vous permettant de voir d'un coup d'oeil si une chambre est prête ou non, une option bien utile pour la gestion des travaux ménagers. Elle offre entre autres, la possibilité d'ajouter des commentaires (e.g. « changer l'ampoule de la salle de bains ») qui peuvent être imprimés et servir de "feuille de route" pour l'entretien des chambres.

Cet indicateur visuel prend la forme d'un point, vert ou rouge, à droite du nom de la chambre sur la grille (voir à droite). En cliquant avec le bouton de droite sur le nom de la chambre, un petit menu apparaît (ci-contre) permettant d'en changer l'état ou d'inscrire des commentaires.

Ajout d'un commentaire sur l'état de la chambre

Quand une chambre est marquée comme n'étant pas prête, et si on veut procéder à enregistrer un client arrivé, un message d'avertissement apparaît qui indique que la chambre n'est pas prête et demande si on veut toujours enregistrer le client. Dans l'affirmative, l'état de chambre est automatiquement changé à « prête ».

Dans le menu « Rapports », la fonction « État de la chambre » génère un rapport (voir à droite) qui peut-être visualisé et/ou imprimé au besoin.