Nous présentons ici une nouvelle fonction qui par elle-même, fait passer Le Gérant dans une classe supérieure de logiciel. Avec cette option facultative, vous pourrez définir jusqu'à trois "rôles" dans votre établissement (e.g. Patron, Commis, Entretien) et définir ensuite ce à quoi chacun de ces rôles ont ou n'ont pas la permission d'accéder et d'accomplir à l'intérieur du logiciel. Vous pourrez ensuite définir autant d'usagers que nécessaire et assigner à chaque usager un code d'accès, un mot de passe et le "rôle" correspondant à leurs privilèges d'accès. Un "méta" utilisateur est aussi prévu qui donne accès à toutes fonctions en tout temps (typiquement, votre administrateur, personnel de soutien ou informaticien).

La procédure suivante vous indiquera comment activer la fonction de sécurité, définir les rôles et créer les comptes utilisateurs:

Les fonctions de sécurité sont accessibles via le menu « Fichiers »

Sur la barre-titre, l'utilisateur courant est affiché à droite du titre Le Gérant

Le code d'usager « ADMIN » (tout en majuscules) est défini par défaut et son mot de passe est aussi « ADMIN » (tout en majuscules), c'est le code du super-utilisateur.

La fonction « Utilisateurs et sécurité » sert à lancer le menu de gestion de la sécurité.

La fonction « Terminer session utilisateur » sert à quitter le logiciel (sans le fermer) pour permettre à un autre utilisateur de se connecter à la place. Le menu suivant apparait:

La fonction « Réinitialiser le mot de passe » permet de revenir au mot de passe par défaut pour l'usager « ADMIN ».

Pour activer la fonction de sécurité, Aller dans « Fichiers/Utilisateurs et sécurité », dans le menu, choisir l'onglet « Niveaux de sécurité »

Décocher la case « Désactiver la sécurité » — ceci activera la fonction de sécurité.

Pour définir les différents rôles, dans le même menu (voir ci-dessus), trois colonnes représentent trois niveaux possibles. L'exemple fourni ici définit un rôle de gestionnaire/comptable (niveau 1), de préposé aux réservations (niveau 2) et de préposé à l'entretien (niveau 3); Ajustez les rôles et les fonctions proscrites à chacun des niveaux selon les besoins de votre établissement.

Note: Une case cochée signifie que la fonction cochée est proscrite du niveau ; dans notre exemple, un rôle « Administrateur » n'aurait presque aucune case cochées, alors que le rôle « Entretien » aurait seulement les cases « Entretien » et « Annulation » décochées.

Sur ce même menu, vous pouvez changer le mot de passe du code « ADMIN » au besoin. Si vous le changez, veillez le noter avec soin car vous aurez peut-être de la difficulté à accéder au système si vous le perdez. N'oubliez pas que dans Le Gérant, tous les codes d'utilisateurs et les mots de passe respectent la case des lettres (majuscules/minuscules).

Pour définir les codes d'accès, cliquez sur l'onglet « Utilisateur »

Inscrire, pour chaque utilisateur, le code (pseudonyme ou nom réel), et le niveau (ou « rôle ») correspondant. Les champs d'adresse et de no. de téléphone sont facultatifs, mais peuvent servir à accéder à ces données rapidement en cas d'urgence si elles sont disponibles . Vous pouvez définir autant d'usagers que nécessaire, et assigner à chacun le niveau approprié.

Pour un utilisateur donné, au moment de se connecter au logiciel pour la première fois, un message s'affiche « Mot de passe inexistant, entrez-le » et le menu suivant (à droite) s'affiche pour définir son mot de passe (deux fois) pour compléter les données d'authentification.

Une fois connecté au logiciel, une session dure jusqu'à ce que le logiciel soit fermé ou que l'on choisisse la fonction « Fichiers/Terminer session utilisateur »

Si un utilisateur essaie d'accéder à une fonction ou à des données en dehors de ses accès autorisés, le message suivant est affiché:

Cette fonction est particulièrement utile en Europe, où différents taux de taxation sont en vigueur pour différents produits et services (e.g. hébergement, repas, télécom, etc.).

Le menu suivant illustre, dans la fonction « Fichiers/Configuration/Préférences/Codes de taxes », une configuration typique où l'on retrouve les différents taux de taxation:

Une nouvelle permet d'afficher le détail des taux de TVA sur la facture. Cette fonction est accessible en cochant la case « Afficher détails du calcul des taxes sur la facture » sur ce même menu.

Il est maintenant possible de déterminer un code de taxe à utiliser par défaut lors de l'addition d'un produit sur la facture.

Le menu « Fichiers/Produits en vente » a été modifié (voir ci-contre) et une colonne a été ajoutée où vous pouvez spécifier le code de taxe par défaut correspondant au type de produit (e.g. Code "T" pour les télécoms, correspondant à 12% dans le menu affiché précédemment).

Quand le produit sera ajouté à la facture, il sera automatiquement assujetti du code de taxe correspondant.

Lors de la prise d'une réservation, il a toujours été possible d'indiquer dans la fiche de réservation que le client avait des besoins spéciaux dans le champ réservé à cet effet. Par exemple:

Il est maintenant possible d'afficher directement le contenu de ce champ sous le nom du client dans la grille des réservations.

Pour activer la fonction, cocher la case « Afficher les besoins spéciaux » dans le menu « Fichiers/Configuration/Apparence ».

Dans le but d'améliorer la précision des rapports de comptabilité de revenus et de taxes, un nouveau calcul comptable est instauré dans le produit qui tiendra compte des revenus des réservations sur une base quotidienne. La présentation de la facture et les rapports financiers seront surtout touchés par cette modification.

Certains clients souhaitent pouvoir diviser leurs réservations entre plus d'une base de données, que ce soit pour séparer les réservations annuellement ou bien gérer plus d'un site.

Les fonctions de sélection de base de données sont accessibles via le menu « Fichiers » (voir ci-contre).

Le Gérant permet maintenant de choisir la base de données que l'on veut utiliser, de sauvegarder un base existante sous un autre nom/emplacement, de passer facilement d'une base de données à une autre. La base de données active est affichée dans la barre de titre de la fenêtre (entre crochets) du logiciel Le Gérant.

Ces fonctions sont disponibles à partir des menus suivants:

• « Fichiers/Nouvelle base de données » (le menu suivant apparait:
  
  Vous permettant de créer une nouvelle base en vous servant, au besoin, des données de la base existante.
• « Fichiers/Ouvrir une base de données »
• « Fichiers/Sauvegarder la base de données sous... »

Plusieurs clients nous ont demandé de pouvoir imprimer des factures de plus petit format. Nos clients européens utilisent déjà le format A5 à cette fin, mais nos clients nord-américains étaient jusqu'ici limités à une impression de leurs factures sur format « Lettre » (ou 8.5" x 11").

Notre nouveau format permet maintenant d'imprimer sur format « Statement », c.a.d. 8.5" x 5.5", soit la moitié d'une feuille de format lettre. Les utilisateurs qui veulent continuer à imprimer sur format lettre peuvent encore le faire, bien entendu.